Виртуальный офис

Виртуальный офис помогает компании сохранить профессиональное присутствие в Польше и гарантирует, что важная корреспонденция будет получена, зарегистрирована и передана вам без задержек. Это практичное решение для владельцев, которые работают удалённо, для растущих компаний и международных команд, которым нужен стабильный адрес и контролируемый процесс работы с письмами и документами.

GM Solution Hub предоставляет услугу виртуального офиса по чётким правилам: кто уполномочен, как мы уведомляем о почте, когда сканируем, как храним оригиналы и как поддерживаем порядок в архиве. Благодаря этому корреспонденцию легко отследить и восстановить даже тогда, когда компания растёт.

Кому подходит

JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, ИП): профессиональный адрес и уведомления без необходимости содержать физический офис.

Sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ООО) и компании в росте: контролируемая обработка официальной корреспонденции и предсказуемый документооборот для руководства и партнёров.

Иностранные владельцы и международные команды: быстрый доступ к сканам и структурированный архив для удалённого управления.

Компании, работающие с внешними подрядчиками (бухгалтерия, юристы, HR (управление персоналом)): единый процесс, который снижает задержки и риск «потерянных» документов.

Что входит в услугу

Адрес и приём корреспонденции

Адрес для компании/корреспонденции (в рамках согласованного объёма услуги).
Приём входящей корреспонденции.
Регистрация каждого письма/отправления в журнале корреспонденции.
Уведомления по e‑mail в соответствии с выбранным пакетом.
Безопасное хранение оригиналов до получения или дальнейших инструкций.

Сканирование и электронная передача (по пакету)

Сканирование корреспонденции в PDF (Portable Document Format, формат PDF) в рамках лимита пакета.
Электронная отправка на указанный e‑mail/контакт.
Единые правила названий файлов и базовая категоризация (если согласовано при подключении).

Документооборот и архив (в пакете Pro)

Структура папок и правила именования, чтобы документы было легко искать.
Центральный архив корреспонденции и ключевых файлов.
Непрерывность документации для работы с бухгалтерией, юристами и партнёрами.

Пакеты и цены

Цены: PLN (польский злотый) / месяц + VAT (НДС, налог на добавленную стоимость).

Basic

30 PLN

JDG (ИП) / небольшой объём (адрес, приём, журнал, уведомления, хранение)

Pro

100 PLN

Больший объём / удалённые владельцы (Standard + сканирование до 100 отправлений/месяц + структурированный архив)

Standard

60 PLN

Малые компании (Basic + сканирование до 10 отправлений/месяц + электронная передача)

Определение: «корреспонденция» это стандартные письма/конверты. Курьерские доставки и посылки можем принимать по запросу и по согласованным правилам (идентификация, габариты, хранение, выдача).

Как это работает

Подключение

согласуем уполномоченных лиц, e‑mail для уведомлений, правила сканирования и обработки

Приём и регистрация

каждое отправление принимается и фиксируется в журнале

Уведомление и передача

вы получаете уведомление, а сканы передаются по условиям пакета

Хранение и выдача

оригиналы хранятся безопасно и выдаются уполномоченным лицам или обрабатываются по вашим инструкциям

FAQ

Можно ли зарегистрировать бизнес на ваш адрес (CEIDG / KRS)?

Да. Адрес можно использовать как адрес компании и для корреспонденции на основании договора, который подтверждает право пользоваться адресом для целей бизнеса.

Какие документы вы выдаёте для регистрации?

Мы предоставляем договор, подтверждающий услугу адреса и право использования адреса для корреспонденции и регистрации (в согласованном объёме).

Какую корреспонденцию вы принимаете?

Мы принимаем стандартную деловую корреспонденцию, включая обычные и заказные письма, а также официальные письма. Курьерские доставки и посылки возможны по запросу и по согласованным правилам.

Как я узнаю, что пришла почта?

Мы отправляем уведомление на e‑mail в соответствии с пакетом. В сообщении фиксируется факт получения и следующий шаг (сканирование, выдача или другие инструкции, согласованные при подключении).

Как работает сканирование и что входит в пакеты?

Сканирование предоставляется в рамках лимитов: Standard до 10 отправлений/месяц, Pro до 100 отправлений/месяц. Скан‑копии передаются электронно на указанный контакт.

Кто может забрать оригиналы?

Оригиналы может получить владелец или уполномоченные представители. Если забирает другое лицо, требуется письменное уполномочивание (по правилам, согласованным при подключении).

Открываете ли вы письма от имени клиента?

Только при наличии явного разрешения и чётких инструкций. В иных случаях корреспонденция считается конфиденциальной и не вскрывается.

Сколько храните оригиналы и сканы?

Оригиналы хранятся до 90 дней с даты получения. Более длительное хранение возможно по письменному запросу (на согласованный срок и условия). Сканы передаются электронно; хранение в архиве зависит от согласованных правил.

Можно ли изменить e‑mail для уведомлений или список уполномоченных лиц?

Да. Данные можно обновлять в процессе сотрудничества. Изменения применяются на основании обновлённых инструкций компании.