Wirtualne biuro

Wirtualne biuro to praktyczne rozwiązanie dla firm, które chcą mieć stały adres w Polsce i pewność, że ważna korespondencja zostanie odebrana, zarejestrowana i przekazana bez opóźnień. Sprawdza się zarówno u osób prowadzących JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza), jak i w spółkach (np. sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)), a także u właścicieli pracujących zdalnie lub przebywających często poza Polską.

W GM Solution Hub zapewniamy usługę wirtualnego biura w oparciu o jasne zasady: kto jest upoważniony, jak informujemy o poczcie, kiedy skanujemy, jak przechowujemy dokumenty i jak utrzymujemy porządek w archiwum. Dzięki temu korespondencja jest łatwa do odtworzenia i uporządkowana również wtedy, gdy firma rośnie.

Dla kogo jest ta usługa

JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) i małe firmy: adres firmowy i stała obsługa korespondencji bez kosztów utrzymania biura.

Spółki (w tym sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)) i firmy w rozwoju: kontrola nad korespondencją urzędową i przewidywalny obieg dokumentów.

Właściciele z zagranicy i zespoły międzynarodowe: szybki dostęp do skanów i uporządkowane archiwum do pracy zdalnej.

Firmy współpracujące z zewnętrznymi partnerami (księgowość, prawo, HR (zasoby ludzkie)): spójny proces, który ogranicza opóźnienia i ryzyko „zgubionych” dokumentów.

Dlaczego wirtualne biuro ma znaczenie w praktyce

Adres i obsługa korespondencji

Adres firmowy/korespondencyjny (w zakresie ustalonym w umowie).
Odbiór przychodzącej korespondencji.
Rejestracja każdej przesyłki w rejestrze korespondencji.
Powiadomienia e-mail zgodnie z wybranym pakietem.
Bezpieczne przechowywanie do czasu odbioru lub dalszych dyspozycji.

Skanowanie i przekazywanie elektroniczne (w zależności od pakietu)

Uporządkowany obieg i archiwum dokumentów (w pakiecie Pro)

Pakiety i ceny

Ceny: PLN (złoty) / miesiąc + VAT (podatek od towarów i usług).

Basic

30 PLN

JDG / mały wolumen (adres, odbiór, rejestr, powiadomienie e-mail, przechowywanie)

Pro

100 PLN

małe firmy (Basic + skanowanie do 10 przesyłek/miesiąc + przekazanie elektroniczne)

Standard

60 PLN

większy wolumen / właściciele zdalnie (Standard + skanowanie do 100 przesyłek/miesiąc + uporządkowane archiwum)

Definicja: „korespondencja” oznacza standardowe listy/koperty. Przesyłki kurierskie i paczki możemy obsługiwać na życzenie, po ustaleniu zasad (identyfikacja, gabaryty, przechowywanie, odbiór).

Jak to działa

Wdrożenie

ustalamy osoby upoważnione, adresy e-mail do powiadomień oraz zasady skanowania i postępowania z korespondencją

Odbiór i rejestracja

każda przesyłka jest odbierana i wpisywana do rejestru korespondencji

Powiadomienia i przekazanie

wysyłamy powiadomienie, a skany przekazujemy zgodnie z pakietem

Przechowywanie i odbiór

oryginały przechowujemy bezpiecznie i wydajemy do odbioru lub realizujemy dalsze dyspozycje

FAQ

Czy mogę zarejestrować działalność/spółkę na Państwa adres (CEIDG / KRS)?

Tak. Adres może pełnić funkcję adresu firmy i adresu do korespondencji, na podstawie umowy potwierdzającej prawo do korzystania z adresu do celów firmowych.

Jakie dokumenty otrzymuję do rejestracji?

Wystawiamy umowę potwierdzającą usługę adresową oraz prawo do korzystania z adresu w zakresie uzgodnionym w umowie (m.in. korespondencja i rejestracja).

Jaką korespondencję obsługują Państwo?

Obsługujemy standardową korespondencję firmową, w tym listy zwykłe i polecone oraz korespondencję urzędową. Przesyłki kurierskie i paczki możemy obsługiwać na życzenie – po ustaleniu zasad.

W jaki sposób będę informowany o nowej korespondencji?

Wysyłamy powiadomienie e-mail zgodnie z wybranym pakietem. W informacji wskazujemy, co wpłynęło oraz jaki jest kolejny krok (skan, odbiór lub inne dyspozycje ustalone przy wdrożeniu).

Jak działa skanowanie i co obejmują pakiety?

Skanowanie realizujemy w ramach limitu pakietu: Standard obejmuje do 10 przesyłek/miesiąc, a Pro do 100 przesyłek/miesiąc. Skany przekazujemy elektronicznie na wskazany adres e-mail.

Kto może odebrać oryginały korespondencji?

Oryginały może odebrać właściciel lub osoby upoważnione do reprezentacji. Jeśli ma odebrać inna osoba, wymagamy pisemnego upoważnienia (zgodnie z zasadami ustalonymi przy wdrożeniu).

Czy otwierają Państwo korespondencję w imieniu klienta?

Tylko na podstawie wyraźnego upoważnienia i instrukcji. W pozostałych przypadkach korespondencja jest traktowana jako poufna i nie jest otwierana.

Jak długo przechowują Państwo korespondencję i skany?

Oryginały przechowujemy bezpiecznie do 90 dni od daty odbioru. Dłuższy okres jest możliwy na pisemny wniosek (na określony czas i warunki). Skany przekazujemy elektronicznie; retencja w archiwum zależy od ustalonych zasad.

Czy mogę później zmienić adresy e-mail do powiadomień lub osoby upoważnione?

Tak. Dane można aktualizować w trakcie współpracy. Zmiany wdrażamy na podstawie zaktualizowanych instrukcji przekazanych przez firmę.